Медицинская (санитарная) книжка работника — важный официальный документ, который подтверждает прохождение обязательных медицинских осмотров, лабораторных исследований и санитарно-гигиенической подготовки работниками, занятых в сферах с повышенными требованиями к санитарной безопасности. К таким профессиям относятся сотрудники общепита, пищевой промышленности, торговли продуктами питания, образовательных учреждений, медицинских организаций, коммунальных служб и ряда других отраслей. Наличие действующей медкнижки необходимо для допуска к профессиональной деятельности и для регулярного контроля состояния здоровья работников. В случае утери медкнижки работник должен оперативно оформить дубликат, при этом предприятие должно внести соответствующую запись в журнал учета. Нарушения порядка хранения и учета могут повлечь административную ответственность для работодателя, включая штрафы по статье 6.3 КоАП РФ. Для крупных компаний полезным решением может быть внедрение электронных систем учета и напоминаний о сроках прохождения медосмотров, что минимизирует риск просрочек и упрощает контроль.

Правильное оформление, учет и хранение медицинских книжек не только помогает работодателям соответствовать санитарным нормам и требованиям Роспотребнадзора, но и снижает риски возникновения инфекционных заболеваний на производстве. В этой статье разберем, где именно должна храниться личная медкнижка работника, как грамотно организовать ее учет и какие сроки хранения необходимо соблюдать.

Хранение личных медицинских книжек сотрудников на предприятии

После заключения трудового договора работник передает свою медицинскую книжку работодателю для хранения. Согласно санитарным правилам, ответственность за сохранность документа возлагается на работодателя, который должен обеспечить условия, исключающие возможность порчи, утери или несанкционированного доступа к персональным данным. Оптимально хранить медкнижки в отдельном закрытом шкафу или сейфе в помещении отдела кадров, службы охраны труда или другого уполномоченного подразделения.

Работодатель обязан не только хранить медкнижки, но и следить за их актуальностью: своевременно уведомлять сотрудников о необходимости прохождения очередных медосмотров и обновления записей. При временной необходимости работник имеет право забрать свою медкнижку для прохождения обследований или предъявления контролирующим органам. После этого документ должен быть возвращен обратно на хранение. Важно помнить, что личная медицинская книжка является собственностью работника, и предприятие не имеет права удерживать ее после расторжения трудовых отношений.

Кроме того, предприятия с большим количеством сотрудников нередко организуют централизованное прохождение медицинских осмотров. В этом случае работодатель может временно изымать медкнижки и направлять их в медицинские организации для внесения необходимых записей и печатей.

Журнал учета движения медицинских книжек

Для строгого контроля движения медкнижек на предприятии ведется журнал учета. Он позволяет отслеживать все операции с документами и обеспечивает прозрачность процедуры их выдачи и возврата. Журнал учета может вестись как в бумажной, так и в электронной форме (при наличии утвержденной внутренней инструкции и соответствующих технических решений).

Обязательные графы журнала включают:

  • порядковый номер записи;
  • ФИО сотрудника;
  • должность и подразделение;
  • номер и серия медкнижки;
  • дату поступления медкнижки на хранение;
  • даты временной выдачи документа, а также его и возврата;
  • основание передачи (например, прохождение медосмотра);
  • подписи получателя и ответственного лица.

Журнал учета относится к внутренней документации организации и подлежит хранению в установленные сроки в соответствии с правилами делопроизводства. При проверках контролирующими органами, он будет являться подтверждением того, что предприятие соблюдает все законодательные требования.

Срок хранения медицинской книжки

Личная медицинская книжка хранится у работодателя на протяжении всего периода работы сотрудника. После увольнения документ возвращается владельцу под подпись, так как медкнижка является его личной собственностью и может понадобиться для трудоустройства на новое место работы.

Если по каким-либо причинам медкнижка остается на предприятии после увольнения, она включается в состав личного дела работника. Согласно Постановлению Минкультуры России № 558 от 25.08.2010 г., личные дела сотрудников подлежат хранению в архиве организации в течение 75 лет. Однако на практике такие случаи крайне редки — большинство работников забирают свои документы при увольнении.

Также важно учитывать срок действия самой медкнижки. Несмотря на то что документ бессрочный, записи о прохождении медосмотров и санитарно-гигиенической подготовке должны регулярно обновляться. Работодатель обязан следить за своевременностью прохождения медосмотров своих сотрудников, чтобы медкнижки всегда содержали актуальную информацию.

Надлежащая организация хранения и учета медицинских книжек важна не только для соблюдения требований законодательства, но и для поддержания санитарно-эпидемиологического благополучия на производстве. Грамотная организация этой работы — один из ключевых элементов корпоративной культуры и ответственности работодателя перед сотрудниками и обществом.

Мы предлагаем Вам: